PDCAって何？
意味を理解し仕事のできる人間になろう！
PDCAの意味は？
ビジネスの世界でよく使われるPDCAとは、以下の頭文字を続けたものです。
P: Plan 計画(する)
D:Do 実行(する)
C:Check 評価(する)
A:Action 改善(する)
一般的には、「PDCAサイクルを回す」や、「PDCAを繰り返す」などの言い方で使われています。
生産管理や品質改善などの現場だけでなく、営業の世界でも、またビジネス以外でも使われるようになっています。
日本だけでなく、国際標準のフレームワーク、仕事の進め方です。
PDCAは、ビジネスの進め方の基本です。
すべき内容、手順をそれぞれ明確にし、確実に実施・評価して、さらにそれを繰り返し行っていきます。
PDCAサイクルを回すことにより、確実に成果をもたらすことができます。使い方が簡単で、効果が期待でき、しかも応用範囲が広いことにより、本当に多くの分野で使われています。
使い方と注意点を理解しましょう
実際にPDCAを活用する時には気をつけることがあります。
ここではそれぞれの使い方と注意点をまとめました。
Plan
これは計画を立てることですが、実は、PDCAにおいて計画こそが最も重要といっても良いでしょう。
最初に目標を決めますが、あまり長期的で大きな目標にはせずに、短期的で少し頑張れば達成できるレベルぐらいの方がよいでしょう。
さらに、具体的に実施する内容と期間もしっかりと計画してください。あらためて言いますが、しっかりと計画を立てることが成果を出すためには重要です。
Do
計画を立てれば、実際に実行します。当然、目標に向かってきちんと行動していく必要があります。しかし、目標が高すぎ実際にやってみると実施できない、実際やってみても全く効果が出ないなことが早めにわかれば、途中でも次のチェックに移っても良いでしょう。時間は大切です。
Check
多くの場合、やるだけやって評価をしないことが多いのではないでしょうか。それは非常にもったいないことです。
必ず、行動をしたら、評価するようにしましょう。
実際に計画通り実施できたか、実施したことが効果をもたらしたか、そして目標に達したかなど、きちんと評価しなくてはいけません。
実行した内容に問題点がないか、もっと他の方法はないかなども検討しましょう。大事なことは、やりっぱなしにならずに必ず評価することです。
Action
評価した結果を実際に行動します。
良かったことは継続し、修正すべきことは改善します。
ですので、評価が重要なのです。
PDCAサイクルを回す:アクションを実施したら、さらにプランを立て、PDCAを回し続けましょう。完璧ということはないでしょうから、継続することが大事。もし、計画通りいけば、さらに上を目指してステップアップしていきましょう。
PDCAの事例
PDCAはビジネスの多くの分野だけてろなく、日常生活でも使われてる基本的なフレームワークです。ここでは、具体例を２つ紹介します。
業務改善
会社から業務改善を指示されており、その1つとして会議時間の削減を検討しています。
それに、PDCAサイクルを使います。
まずは、会社の目標通り、20%の時間短縮を1か月で実施という目標を立て、実施します。
1か月後にメンバーが集まり結果を報告。
その結果を分析して、時間短縮できなかった会議はどうすれば良いか、また、大きく短縮できた会議がなぜできたかも検討します。
さらに、それらの理由を他に適用することができないか検討することも考えます。
そして次のステップへ向け、さらなる会議の短縮、加えて、別の業務の短縮を検討し、PDCAを続けていきます。
ブログのアクセス数アップ
ブログのアクセス数増加50%アップを目指します。
そのための方法として、毎日ブログ一件アップを1か月続けることとします。
実際に実行し1ヵ月後チェックすると、アクセス増は30%しかありませんでした。
そこで、数を増やすだけでなく、個々のブログを分析しアクセス数の多いブログを明確にして、その理由を考えます。
その結果を踏まえて、新しいブログを作成していきます。
このようにPDCAは、ビジネスではもちろん、普段の生活でも実施し効果が期待できます。
PDCAの弱点
効率的でかつ確実に成果を上げることができるPDCAですが弱点もあります。
ここでは、PDCAの弱点とその対策を説明します。
大きな成果や斬新な改革は期待できない
PDCAの基本は現状をいかに改善していくかに重点を置かれています。
PDCAの成果は工場等で実施している改善活動をイメージしてもらえば分かりやすいかと思います。
PDCAは短期間で大きな成果を生む事は難しいです。
もちろん、長期的に見たらPDCAサイクルを繰り返すことによって大きな成果を生む事があります。
また、革新的なアイデアや手法を生み出すこともないと言っていいでしょう。
現状を分析して行うのですから、現状の延長線状のアイデアレベルしか通常は生まれません。
PDCAでイノベーション(革新)を生み出すことは難しいのです。
対策として、何度かPDCAサイクルを回したら、それらを包括的に見て、方向性が間違っていないか、また、別の方法はないか検討しましょう。
スピードが遅い
PDCAが生まれたのは1990年代です。それから、現代はさらにスピードを重視するようになっています。
そのため、PDCAは急速に変わる現代では遅いと言われることがあります。
何が起こるかわからない、昨日と今日の状況が違うことが起こる状況では、せっかくプランを立てても実施できないこととなります。
ですので、PDCAは短期的な目標・計画にしてどんどんと回していきましょう。
一方で、PDCAでは対応できないような状況において使える新しい手法が作られていますので、それらを次の章で紹介します。
PDCAに変わる新しい手法
OODA(ウーダ)ループ
OODAは、Observation(観察)、Orientation(方向性の決定)、Decision(判断)、Action (行動)のことです。
OODAは、現状を観察して、とりあえず方向性を決定し判断します。
その判断内容は各自が行うために、迅速かつその状況に合わせて行うことが可能です。
また、その判断が間違いと気付いた場合、すぐに修正可能ですので、変化が激しくても対応が可能です。
PDRサイクル
PDRサイクルは、Preparation(準備)、Do(行動)、Review(評価)です。
PDCAと似ているのですが、PDRでは、Planは Checkせず、DoのみをCheckします。
その分、目標達成に向けて迅速に進めることができます。
目標が決まっていて変えることができない場合など非常に有効です。
これらの使いわけとしては、以下を基本にしてもらえば良いでしょう。
OODA:日々状況が変わったり、具体的な行動がわかってない時
PDR:目標がはっきりしていて変えらることがなく、迅速に行動する必要がある時
PDCA:自分たちが目標を設定して、日々の業務などの改善を目指す時
ただし、PDCAは、基本的なフレームワークです。これから始めようとする人は、まずPDCAサイクルを回すことをおすすめします。
まとめ
PDCAとは、Plan 計画(する)、Do 実行(する)、Check 評価(する)、Action 改善(する)です。
この4つの過程を繰り返し行うことをPDCAサイクル、PDCAを回すなどと言います。
PDCAは工場管理や品質改善に加えて、ビジネスの世界でよく使われています。
また、その他日常生活の改善にも使うことができるフレームワーク(仕組み)です。世界的にも普及しています。
PDCAサイクルを回すことにより、効率的に短期間で確実な成果を生むことが容易になります。
PDCAを実施する際に以下の注意が必要です。
・目標設定を、具体的内容や期日などきちんと立てること
・実施したら必ず評価し、その結果から改善していくこと
・一回で終わらずに、繰り返すこと
PDCAサイクルにも弱点があります。
・大きな成果や斬新な改革は期待できない:革新的なアイデアを生むことは難しい
・スピードが遅い:日々状況が変わるようなところではPDCAサイクルでは間に合わない
そのため、OODA(刻々と状況が変わっても対応可能)や、PDR(目標に向かってのスピードが早い)などの手法が使われてきています。
しかしながら、PDCAサイクルは、日常の業務や生活を改善する基本的な方法です。
PDCAサイクルを理解して、実際に活用してください。必ずあなたの役に立つこと間違いありません。
